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怎么做会议会务活动标准服务流程

2020-03-16 18:42作者:杭州活动策划公司点击:

  很多企业会做会议会务活动,不同会议形式承办模式也不同,其会议多以服务为主,在会议会务活动体现在主题策划、现场布置、设备租赁、会议过程以及流程安排等方面进行。会议会务标准服务流程首先明确活动背景和活动主题,其次确定成员,接着会议议程并发布通知,然后确认发言人,再根据时间进行预演等流程事项,下面给大家作出详细的介绍。

怎么做会议会务活动

  1、会议会务活动分为会议服务和会议策划两大部分,而不同的会议形式在会议公司承办过程中其模式也会不一样。首先我们来谈谈如何做好会议服务和会议策划工作,会议服务顾名思义是提供会议服务,这种服务包括会议场地推荐、会议餐饮服务、会议接待、会议流程控制等,这种会议承办过程中多以服务为主,所以与会议公司的工作人员服务意识和专业能力有关。

  2、而会议策划则更多的体现在会议主题策划、会议现场布置、会议设备租赁、会议演出、会议舞台搭建、会议流程安排等上面,会议策划对于会议公司的策划和专业能力有较高要求,会议策划和会议服务大多数时候是同时存在的,它们是会议活动承办的基本元素。

  3、不同的会议会务活动亦有着不同的会议承办模式,大多数情况下,企业年会的承办不仅需要提供常规的会议策划、会议服务外,还需要提供专业的年会演出策划、年会演出编排、舞美设计等;新品发布会、产品推介会的承办则主要以常规的会议服务、会议策划为主;新闻发布会除了会议会务服务外,还需要丰富的媒介资源和媒体接待、沟通发稿。

  4、大型峰会、论坛活动不仅需要会议服务和会议策划,更需要对于业内焦点问题的策划和理解。由此可见,会议会务活动的承办是个非常全面的工作,包括前期策划、中期制作和沟通、现场的执行和服务、会后的跟踪等多个方面。

会议会务标准服务流程

  1、明确活动背景、目的。

  2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。

  3、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署。

  4、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用。

  5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷。

  6、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。

  7、确认发言人,选择标准:有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。

  8、根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象。

  9、活动前期宣传。

  10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签等。

  11、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证。

  12、参会人员房间安排、餐饮安排。

  13、提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜。

  14、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等。

  15、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水。

  16、确定进场时间、搭建内容。

  17、提前一天与主持人沟通,进行现场彩排与准备。

  18、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备。

  19、全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员,统一着装。

  20、确定参会人员到会议所在地具体时间,做好分组。

  21、专人举牌迎接来宾,引领至接待区集中,同时段来宾集合完毕,引领上车。至酒店,引导到接待台签到。

  22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接,做好参会签到,人员到位后发放房卡、资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示(注意事项提醒、用餐及活动提醒)。

  23、VIP接待:专人专车全程陪同,专车送达酒店,引至贵宾区休息,代办手续,送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同,指引坐在前排。

  24、选好合影位置。

  25、回程票务协调。

  26、送宾流程:在酒店大堂定时定班, 专人领队,专人跟车。

  27、会议结束后,回收自带物品、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训。

  上述就是小编为大家整理的关于“怎么做会议会务活动标准服务流程”的内容,希望可以帮助到大家!