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会务接待策划方案及注意事项

2020-02-03 17:42作者:杭州活动策划公司点击:

  想要做好一场会务接待,那么首先需要做好接待的方案,一般分为接待的内容、车辆的安排、日程等工作;在会务现场接待需要了解会务的类型;其次在签到时需要按照签到的情况,安排住宿问题;接着就是会场布置,特别注意会场内的指示标牌等,准备好会务的资料,接下来详细的为大家介绍下吧。

会务现场接待活动策划方案

  1、主要接待内容

  包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、务、返离送别等方面。

  2、车辆接送

  遇到领导嘉宾从外地过来时,我们需要安排车辆接送,这时候我们要安排好接待名单、接待车辆,什么领导上几号车,地点又是在哪里?是一人一车还是可以拼车。

  3、接待日程安排

  做好接待工作的日程安排,例如接完领导嘉宾到达目的地后,我们又应该做什么工作。

会务现场接待注意事项

  1、会前接待

  对服务人员,需知道会议的类型,对参加会议的人员需有一个基本的了解,尤其对基本情况的了解。

  唯有如此,才能把会议接待工作给做好,以满足企业对会议的各个需求。

  2、签到工作

  就这样一项工作,它可是会务服务中,很重要的一环,对这项工作,根本就不是单纯的统计一下人数就行。

  实际上是需要依据签到情况,更好来安排人员的住宿问题。

  3、会场布置

  通常情况下,会务服务会完成大型会议活动,对会议活动现场需进行布置,需有通向会场的一个指示标牌。

  人员很充裕时,需有专门的人来负责领导,要是做到导引服务,表明这是一场正规又大型的会议。

  有些会议会对出席会议的人员做统计,签到是很重要的一部分,对签到地点的设置,那就需要很明显。

  4、准备会场资料

  如是正规会场,会务服务的人员会把有关现场资料给准备好,对笔记本等东西。

  尤其会场所必备的东西,那都需要及时发放到参会者的手中,以保证参会者在等待会议开始前,能对会议的整个流程等做一定了解。

  除了以上会务服务接待工作的注意事项之外,还有其他方面的内容,如饮食、住宿问题、会场突发情况等。这都需要提前做一个应急预案,以便于突发状况发生时,不至于自己手忙脚乱,不知所措。