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会务公司的职能作用及其活动流程是如何安排的

2019-11-11 09:04作者:杭州活动策划公司点击:

  为什么很多的企业在举办会议的时候都会选择会务公司呢?因为会务公司会合理的统筹资源、体系化的安排好工作,以此来保障会务活动的顺利进行,下面我们就来说一说会务公司的职能作用以及其对活动流程是如何安排的。

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会务公司的职能作用

  1、会务公司的职能

  会务公司是面向各种类型的会议、活动等开展服务的公司,通过提供优异的服务来获取利益继而谋取更长久的发展。它的业务多为基础且细节的部分,包括会议场所的确定与搭建、提供基础服务、准备所需的活动等,做好会议所需要的各方面的内容。

  2、会务公司发展的基础

  这类公司的发展基础是市场的需要,即开展各种活动需要专业的服务公司,需要专业人士来进行各方面的工作。这是它发展的基础同样也提醒着公司的人员,要以更加专业的面貌去开展工作,并且一定要提供专业的服务,为各类活动贡献自己的力量。以此才能够收获更好的工作效果,创造更大的价值。

  3、会务公司的作用

  这类公司以为会议及活动开展服务为主,以专业的工作能力帮助会议的主办方解决了场地的挑选与搭建工作,同时还提供了类型各异的服务内容,以满足不同类型活动的需要。这些细节部分的工作都无一例外的推动了会议与活动更好的开展。

  4、会务公司的发展

  针对层出不穷的各种类型的活动,会务公司也要不断的进行改进与发展,通过学习新技术等,更好的应对活动所需。公司要想获得长久的发展,一定要不断的接受新知识,并且提升培训员工的标准,以更好的推动公司的发展。

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会务公司的活动流程是如何安排的

  一、会务服务公司会议前期筹划

  1、确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

  2、会前通知:通知参会人员

  3、方式:电话通知或书面通知

  4、内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等等)

  5、注意:通知后需落实有关负责人是否收到,并及时记录→确定最后参会人员

  6、统计制作参会人员名单,包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后按照其职务统计分类;

  7、统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;联系酒店:联系房子、预定房子(数量、类型、时间、价格)→联系会议室   会议厅(容量、时间、设备、价格)→餐饮安排

  8、是否需要在会议时准备茶点,是否需要在会后安排1个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有多少人安排多少桌

  二、会务服务公司会议准备材料

  1、领导讲话稿;

  2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人1份)、其他文件、房卡等等;

  3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

  三、会务服务公司场地布置

  1、会议横幅

  2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),1个团队1个区域。

  3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)

  4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

  5、非常重要的会议,请速记员。

  6、国际性会议,准备同音翻译。

  7、支出预算:文件资料、路费、房子、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱,大概多少费用也要在方案结尾概算1下。

  四、会务服务公司、会议后期:

  1、退房:结账,收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

  2、送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员

  3、会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮件发送很不方便

  4、收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西

  5、整理会议记录,总结为会议纪要进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节

  会务公司具有它独特的价值,同时也满足了人们对于会务会议中的一些需求,希望上面这篇“会务公司的职能作用及其活动流程是如何安排的”这篇文章可以帮助到大家!

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